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会计代写|会计软件代写xero、myob、sap代考|Changing or deleting invoices

So you’ve recorded your invoice, maybe you’ve even printed it out, then you realise that you’ve messed up. You have to move quickly if you’re going to stop Madame Gautier in Paris receiving the assignment of haggis intended for Mrs MacDonald in Edinburgh.

If you haven’t sent the invoice yet, all you have to do is find it in your Sales Register, double-click the sale to open it, then fix your mistake. Click Record when you’re done.
Alternatively, if you completely blew it with this invoice, you can always choose to delete it. To do this, first find the invoice in your Sales Register and double-click to display it. Then go to Edit (on the top menu bar)and select Delete Sale. Close your eyes and … whoosh, the invoice is gone forever.
Of course, if you’ve already sent the hotched invoice to your customer, you shouldn’t make any changes at all, no matter how bad your mistakes.

If you overcharged the customer, create a credit note for the difference (see ‘Raising credit notes’ later in this chapter).

If you undercharged the customer, create an additional invoice for the difference.

If you stuffed things up completely, reverse the invoice and start afresh (see the following section for details).
If you have employees who are responsible for invoicing, and you have some customers who pay by cash, then consider setting internal controls so that the person receiving cash doesn’t have the authority to access sales functions in MYOB. That way, nobody can be tempted to pocket the cash payment and then hop into your MYOB company file and simply delete the sale.

会计代写|会计软件代写xero、myob、sap代考|Raising credit notes

In principle, creating a credit note is just the same as creating an invoice; the only difference is you use negative quantities in the Ship column (if it’s an Item invoice) or negative amounts in the Amount column (if it’s any other kind of invoice).
Here’s what to do:

  1. Click Enter Sales to create a new sale for this customer.
  2. Enter the customer’s name, then press the Tab key.
  3. Enter the details of this credit.
    If this is an Item invoice, use negative figures in the Ship column, followed by the items you’re crediting in the Item Number column.
    If this is a Service or Professional invoice, stick negative figures in the Amount column.

For the credit note’s tax code, use whatever tax code you had on the original invoice.

  1. Enter a brief explanation for this credit in the Description field.
    Your credit note should look something like the one shown in Figure 3-6.
  2. Click Print.
    This records (saves) the credit note and prints a copy. Because the total is a negative amount, MYOB software knows to print Adjustment Note at the top, rather than Tax Invoice.
  3. Go to Returns \& Credits and apply the credit to the original invoice. Go to your Sales Register and click the Returns \& Credits tab. Find your credit in the list and click Apply to Sale. Apply the negative balance of this credit invoice against the original invoice.
    Alternatively, to issue a refund for this credit, skip to Chapter 4.
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会计软件代考

会计代写|会计软件代写xero、myob、sap代考|Changing or deleting invoices

所以你记录了你的发票,也许你甚至把它打印出来,然后你意识到你搞砸了。如果你要阻止戈蒂埃夫人在巴黎接受为爱丁堡的麦克唐纳夫人分配的羊杂碎,你必须迅速行动。

如果您还没有发送发票,您所要做的就是在您的销售记录中找到它,双击销售打开它,然后修复您的错误。完成后单击记录。
或者,如果你用这张发票完全搞砸了,你可以随时选择删除它。为此,首先在您的销售登记簿中找到发票并双击以显示它。然后转到编辑(在顶部菜单栏上)并选择删除销售。闭上你的眼睛……嗖嗖的,发票永远消失了。
当然,如果您已经将热发票发送给您的客户,那么无论您的错误有多严重,您都不应该进行任何更改。

如果您向客户多收了费用,请为差额创建贷方通知单(请参阅本章后面的“提供贷方通知单”)。

如果您向客户收取的费用过低,请为差额创建额外发票。

如果您把事情完全塞满,请撤销发票并重新开始(有关详细信息,请参阅以下部分)。
如果您有负责开发票的员工,并且您有一些使用现金付款的客户,那么请考虑设置内部控制,以便接收现金的人无权访问 MYOB 中的销售功能。这样一来,没有人会想把现金支付到口袋里,然后跳进你的 MYOB 公司文件,然后简单地删除销售。

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原则上,创建贷方票据与创建发票相同;唯一的区别是您在 Ship 列中使用负数量(如果它是 Item 发票)或在 Amount 列中使用负数量(如果它是任何其他类型的发票)。
这是做什么:

  1. 单击 Enter Sales 为该客户创建新的销售。
  2. 输入客户的姓名,然后按 Tab 键。
  3. 输入此信用的详细信息。
    如果这是项目发票,请在“发货”列中使用负数,然后在“项目编号”列中使用您贷记的项目。
    如果这是服务或专业发票,请在金额列中粘贴负数。

对于贷方票据的税码,请使用原始发票上的任何税码。

  1. 在描述字段中输入此信用的简要说明。
    您的贷方票据应该类似于图 3-6 中所示的那种。
  2. 单击打印。
    这会记录(保存)贷方票据并打印一份副本。因为总额是负数,MYOB 软件知道在顶部打印调整单,而不是税务发票。
  3. 转到 Returns \& Credits 并将信用应用于原始发票。转到您的销售登记册,然后单击退货 \& 积分选项卡。在列表中找到您的信用,然后单击 Apply to Sale。将此贷记发票的负余额与原始发票应用。
    或者,要为此信用退款,请跳至第 4 章。
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